Elektroniczny obieg dokumentów

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów? 

Elektroniczny obieg dokumentów polega na tym, że wszelkie dokumenty przechowywane są w programie, a ich dostęp jest możliwy z pozycji komputera. Dzięki temu o wiele łatwiej znaleźć dokumenty niż w archiwum papierowym, wystarczy bowiem napisać ich nazwę lub słowa kluczowe. Dodatkowo nie musimy spotykać się z kimś, żeby przekazać mu dokumenty. Każdy, kto ma dostęp do programu, może zrobić to samodzielnie. 

Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie? 

Nie wystarczy zeskanować dokumentów i umieścić je na dysku komputera. Cały proces powinien być prowadzony przez ekspertów i jak najbardziej bezpieczny – nie chcemy bowiem, aby nasze dokumenty trafiły w niepowołane ręce. 

Dlatego też najpierw musimy wybrać program, który jest dla nas interesujący oraz najbardziej dopasowany, a następnie zgodnie z planem wprowadzać do niego dane. W trakcie pojawić się mogą problemy i wówczas zdecydowanie przyda się pomoc ekspertów. 

Dokumenty firmowe w większości są tajne i z pewnością żaden przedsiębiorca nie chce, by dostały się w niepowołane ręce, dlatego bardzo ważne jest to, by wybrać odpowiedni program, gdzie otrzymamy wsparcie specjalistów. 

Pamiętajmy, że to bardzo istotne, aby programy nie były przechowywane na przykład tylko na jednym dysku, ponieważ sprzęt może się zepsuć, a my możemy stracić dane. Najbezpieczniejsze jest przechowywanie dokumentów w chmurze. 

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Jeżeli nadal nie jesteś przekonany co do tego, czy elektroniczny obieg dokumentów jest dla ciebie niezbędny, warto przyjrzeć się dobrym stronom tego rozwiązania. Przede wszystkim warto podkreślić, jak dobrze sprawdzi się to rozwiązanie przy pracy zdalnej – jeżeli potrzebujemy dokumentu lub dostępu do archiwum, nie musimy znajdować się fizycznie w siedzibie firmy. To przydatne również, jeśli chcemy komuś udostępnić dokument. Poza tym jest to również rozwiązanie ekologiczne. Dokumenty są elektroniczne i przechowywane w chmurze, tym samym nie zużywamy tak dużo papieru. 

Dokumenty przechowywane w archiwum znajdziemy zazwyczaj szybko i bez problemu. Zgubienie jakiegoś z nich jest niemalże niemożliwe – w przypadku dokumentów papierowych może być to już problematyczne. Wystarczy bowiem położyć je w nieodpowiedniej teczce, by stracić do niego dostęp.